Шаблоны команды IT2B

[Елена Сысовская]

Проект должностных обязанностей IT - интегратора.

Адрес проекта IT2B, на котором опубликован материал документа: it2b.h1.ru

В рамках проекта создания новой ИС предлагаю создать должность со смешенными функциями бизнес – аналитика и менеджера ИТ. Согласно предложенному выше проекту по составу команды эта должность – рядовой сотрудник группы внедрения. Цель смешения – обеспечить эффективное решение бизнес – проблем в среде информационных технологий путем наложения знаний о предметной области и возможностях информационной системы.

Предлагаю назвать должность “IT – интегратор (ITI)”. Суть в том, что этот специалист обеспечивает интеграцию информационных технологий и бизнес – процессов. Результат работы ITI – постановка и реализация проекта создания ИС.

ITI работает на стыке информационных технологий и предметной области.

Зона ответственности – качество ИС.

Знания, требуемые для исполнения обязанностей:

Методология ведения проектов по формализации деятельности организации.

Методология ведения проектов по созданию ИС.

Знание предметной (производственной) области.

Знание принципов работы составных частей ИС.

Так как требуются одинаково глубокие знания по предметной области и по области ИТ – решений, то может быть сотрудником производственного подразделения (одного из нескольких основных или уровня организации) или сотрудником ОИТ. Соответственно, важно обеспечить необходимый уровень квалификации в той области, в которой исполнитель не специалист.

Цель его работы – выработка единой стратегии в реализации модели ИС и модели деятельности предприятия.

Состав работ ITI:

ITI консультирует группу внедрения, состоящую из производственников по следующим вопросам:

Цель: Формализация БП и постановка задачи на построение ИС:

Стратегический и организационный аудит фирмы уровнях: корпоративный, конкурентный, функциональный.
Формализация деятельности: построение бизнес – модели, фиксация порядка исполнения бизнес – процессов, определение состава корпоративных стандартов.
Построение системы показателей качества, риска и целевой направленности проекта (критерии оценки эффективности проекта, описание продукта), в т.ч. требования по документационному обеспечению.
Построение системы контроля и управления качеством проекта по этим показателям.
ITI транслирует бизнес – модель на язык ИС, строит модель ИС и обеспечивает ее понятность и контролируемость для производственных специалистов.

Цель: построение модели ИС. Включает в себя:

Трансляция модели БП на модель работы ИС. Согласование этих моделей.
Выработка новой схемы бизнес – процессов, с учетом работы ИС.
Проектирование модели ИС.
Определение стандартов ИС, состава справочников и классификаторов.
Определение состава ИС, ее логической и физической архитектуры. Разрешение спорных вопросов по функциональным и технологическим аспектам реализации ИС с целью компромисса между обеспечением потребностей бизнеса и будущего развития ИС.
Управление этапами по автоматизации операционных процессов в компании.
Организация обучающих тренингов в компании по работе с новыми программами и оборудованием, организация технической и документационной поддержки пользователей.
Составление экономического обоснования проекта создания ИС.


Внимание к будущему:

Анализ современных информационных технологии и технологий совершенствования бизнеса. Инициация проектов по их использованию для целей организации.
Анализ тенденции бизнеса, определение будущих требований к информационной системе.
Разработка плана развития информационных систем и стратегии организации в области информационных технологий (совершенствования БП).


Определение методологии:

Определение методологий и инструментов проведения работ, которые находятся в рамках его обязанностей.

[Елена Сысовская]

Обязанности Владельца проекта внедрения

Адрес проекта IT2B, на котором опубликован материал документа: it2b.h1.ru

Инициировать проект и его “физическое продвижение”.
Осуществлять мобилизацию ресурсов, необходимых для реализации проекта.
Обеспечивать единое понимание перспектив и разделяемой всеми схемы работы и развития организации и информационной системы.
Определять цели проекта и направлять ход проекта на их достижение.
Предлагать и утверждать методы работы команды и быть ее лидером.
Контролировать выполнение плана работы над проектом.
Принимать решения по наполнению и методике проекта и критериям оценки эффективности.
Определять систему оценки работы команды и каждого участника, формировать систему мотивации.

[Елена Сысовская]

Обязанности координационного комитета

Адрес проекта IT2B, на котором опубликован материал документа: it2b.h1.ru

Координационный комитет должен состоять из людей, жизненно заинтересованных в успехе проекта и имеющих значительное влияние на предприятии, но в силу объективных причин не располагающих достаточным временем для непосредственного участия в работе над ним. Как правило, это руководители или заместители руководителей основных операционных подразделений. Роль координационного комитета заключается в том, чтобы обеспечивать поддержку проекта и быть внешней контролирующей инстанцией. Часто говорят, что три самых важных фактора, влияющих на успех проекта, — это “поддержка высшего руководства*3”. В их задачи не входит решение конкретных рабочих вопросов, однако они должны постоянно проявлять внимание к проекту и оказывать всяческую поддержку группе внедрения. Они не должны перераспределять усилия группы внедрения, игнорировать высказываемые группой предложения и ставить под сомнение компетенцию руководителя группы. По своей сути ERP-системы являются интегрированными, и при их использовании ранее четко определенные функции отделов предприятия часто переплетаются. В силу этого при внедрении системы происходит перераспределение бизнес-функций между представителями различных подразделений. В случае конкурирующих отделов* такое перераспределение ролей часто вызывает конфликтные ситуации, разрешить которые могут либо руководители этих подразделений, либо человек, одинаково хорошо понимающий их функции и имеющий значительный вес в организации. Если руководитель проекта или один из руководителей предприятия, возглавляющие проект, не обладают полной картиной функционирования компании или, хуже того, оказывают предпочтение какому-либо подразделению, это может привести к некорректному описанию бизнес-процессов в ERP-системе, а в дальнейшем и к малоэффективному ее использованию. Члены комитета знают проблемы бизнеса и в курсе используемых стратегий, обеспечивая тождественность модели ИС и бизнес- модели (стратегического плана) предприятия. Они принимают решения, а в стандартном проекте это занимает 90% времени – т.е. чем качественнее и быстрее будет работать этот комитет, тем выше вероятность успешного внедрения. Время для предприятия в период внедрения стоит в несколько раз дороже.



Координационный комитет должен собираться по крайней мере раз в месяц для обсуждения хода проекта, будущих этапов и результатов выполненных работ.

Определять и контролировать цели проекта, стратегические требования к результату и ресурсоемкости и пути его развития.
Обеспечивать всяческую поддержку проекта и проявлять постоянное внимание к проекту.
Принимать оперативные решения в процессе производства работ, в том числе принимать решения по коррекции хода проекта, изменению методологии и пр.
Обеспечивать руководителя проекта и ответственных работников видением стратегии развития бизнеса и информационной системы.
Назначать ответственных сотрудников группы внедрения, и доверять им выполнение работ в рамках проекта.
Утверждать и контролировать план ресурсного обеспечения проекта, его реализацию и изменение.
Контролировать и оценивать ход проекта, риски внедрения (нарушения по срокам, бюджету, обработке аварийных ситуаций), достижение результатов и использование ресурсов через отчеты.
Контролировать и визировать взаимодействие с внешними сторонами, принимая решения по стратегии сотрудничества.
Выслушивать мнение всех задействованных и заинтересованных в проекте и оперативно реагировать на замечания.
Решать вопросы поощрения и наказания.
Планировать, оценивать и одобрять реорганизацию бизнес-процессов, разрешать связанные с этим конфликты.
Принимать решения по утверждению стандартов, касающихся проекта внедрения в целом.

[Елена Сысовская]

Обязанности Руководителя группы внедрения

Адрес проекта IT2B, на котором опубликован материал документа: it2b.h1.ru

Формировать сплоченную, работоспособную группу внедрения и координировать ее работу.
Разделять ответственность между членами группы и контролировать исполнение в зоне ответственности каждого участника группы.
Координировать работу группы внедрения с внешними структурами, задействованными в проекте.
Координировать работу группы внедрения с подразделениями компании и добиваться рационального использования их ресурсов в рамках проекта.
Представлять продвижение проекта координационному комитету, защищать принятые проектные решения и давать пояснения по реализации.
Координировать архитектуру информационной системы с общей схемой управления организацией
Направлять работы в русло, согласующееся с решениями координационного комитета и своими собственными представлениями и формировать четкое видение проекта у группы.
Контролировать и корректировать график работ и бюджет, доводить до сведения участников проекта и координационного комитета.
Обеспечить наполнение и поддержание бюджетов всех видов ресурсов.
Устранять препятствия на пути к повышению эффективности работы группы связанные с внутренними и внешними конфликтами, несогласованностью и пр. Согласовывать интересы участвующих сторон.
Осуществлять методическую поддержку проекта, участвовать в обучении группы.

[Елена Сысовская]

Основная группа внедрения

Адрес проекта IT2B, на котором опубликован материал документа: it2b.h1.ru

На группе внедрения лежит основная нагрузка по выполнению работ, связанных с внедрением ERP-системы на всем предприятии. Эта группа – администраторы, идеологи и техники системы одновременно. Члены группы внедрения должны видеть всю ситуацию целиком, для того чтобы перевести бизнес-процессы предприятия на качественно более высокий уровень. Они должны уметь мыслить шире, нежели в рамках их профессиональной деятельности. Каждый член группы внедрения должен взять на себя полную ответственность за понимание своей функциональной области и областей, с которыми им приходится сталкиваться в процессе непосредственной работы на предприятии. Они отвечают за постановку задачи и успешность проекта внедрения, составляют план использования всех ресурсов предприятия, в т.ч. и специалистов, которые задействованы в процессе, но не входят в группу внедрения ИС. При формировании группы внедрения необходимо обеспечить вхождение в ее состав представителей всех служб предприятия, затрагиваемых внедрением. Основное требование к членам группы внедрения: те, кто будет систему использовать, должны ее и внедрять. Правило выбора членов группы внедрения заключается в следующем: “Из каждого подразделения по одному представителю, которого организация может позволить выделить под проект и которого вы хотите видеть в группе внедрения” [4]. В нее должны входить технические специалисты (консультанты по ИС), представители основных (и обеспечивающих) бизнес- процессов (равных по статусу владельцам процессов), менеджер проекта и руководитель проекта. Они станут внутренними специалистами по системе, будут определять конфигурацию системы, проводить настройку, определять, как будут выполняться раб. процессы в ИС и обучать других пользователей. Члены группы внедрения должны нести ответственность за качество и сроки выполнения возложенных на них задач. Поэтому при планировании проекта необходимо оценить, сколько времени и ресурсов понадобится членам группы внедрения для того, чтобы выполнять работу в рамках проекта, а также определить сферы их ответственности. Это может потребовать передачи им дополнительных полномочий, выделения ресурсов, временного изменения их рабочих позиций.В составе этой группы должны быть все специалисты, которым потребуются специальные знания для работы с ИС, и они должны получить максимально возможный объем знаний по системе. Оптимальное количество членов группы – 4-6 человек. При необходимости увеличения количества человеческих ресурсов, задействованных во внедрении**, предпочтительнее создавать несколько отдельных групп – по одной на каждое предприятие или сферу бизнеса. Но руководство ими осуществлять из одного центра (одним человеком). Примеры внедрений ERP-систем показывают, что такая организация ресурсов часто способствует развитию соревновательного духа, что при умелом управлении положительно сказывается на развитии проекта.

[Елена Сысовская]

Обязанности менеджера проекта

Адрес проекта IT2B, на котором опубликован материал документа: it2b.h1.ru

Предлагает методическое, операционное, регламентное и концептуальное наполнение проекта (модель работы ИС и ее стандарты, критерии качества и требования к ИС, в т.ч. безопасности и пр.) на рассмотрение рабочей группы и координационного комитета и документирует их.
Предлагает на рассмотрение рабочей группы технологию работ по созданию и развитию ИС и систему оценки их качества.
Фиксирует ход работ, качество исполнения, проблемы и причины отклонений от графика.
Проводит долгосрочное и оперативное планирование работ. Производит сетевое планирование загрузки ресурсов. Документирует результаты работы.
Фиксирует технологии и идеи в области ИТ, влияющие на стратегию бизнеса компании и предлагает схемы по развитию ИС и продукта компании.
Составляет бюджет по созданию ИС для рассмотрения координационного комитета и экономическое обоснование ИС.
Осуществляет и фиксирует внутренние и внешние контакты с членами команды, поставщиками решений и прочими, задействованными в проекте, и контрактное обеспечение.
Определяет методологию и инструменты проведения работ, которые находятся в рамках его обязанностей.

[Елена Сысовская]

Обязанности функционального аналитика.

Адрес проекта IT2B, на котором опубликован материал документа: it2b.h1.ru

Несет полную ответственность ха свою функциональную область. Понимает цели и способы их достижения в рамках своей функциональной области.
Проводит стратегический и организационный аудит фирмы, формализует результаты обследования.
Определяет направления оптимизации бизнес-процессов с учетом сильных и слабых сторон своего подразделения (персонала и процессов), предлагает соответствующие корректировки бизнес-процессов предприятия и разрабатывает процедуры и стандарты работы модели БП и ИС.
Построение системы показателей качества, риска и целевой направленности проекта (критерии оценки эффективности проекта, описание продукта), в т.ч. требования по документационному обеспечению
Построение системы контроля и управления качеством проекта по этим показателям.
Разработка модели БП и модели работы ИС до детальных процедур. Согласование этих моделей.
Разрешает спорные вопросы по функциональным аспектам реализации ИС с целью компромисса между обеспечением потребностей бизнеса и будущего развития ИС.
Определяет программные продукты, которые не поставляются вместе с системой, но применение которых необходимо в их функциональной области, а также все возможные изменения, которые могут понадобиться вносить в способы управления предприятием или в систему (что нежелательно).
Участвует в переносе данных в систему, а также отвечает за их достоверность в рамках своей функциональной области.
Управляет этапами по автоматизации операционных процессов в компании.
Организует обучающие тренинги в компании по работе с новыми программами и оборудованием, организация технической и документационной поддержки пользователей.
Участвует в экономическом обосновании проекта создания ИС.
Анализ современных информационных технологии и технологий совершенствования бизнеса. Инициация проектов по их использованию для целей организации.
Анализ тенденции бизнеса, определение будущих требований к информационной системе.
Разработка плана развития информационных систем и стратегии организации в области информационных технологий (совершенствования БП).
Определение методологий и инструментов проведения работ, которые находятся в рамках его обязанностей.

[Елена Сысовская]

Проект должностных обязанностей технического менеджера проекта по внедрению ИС. (может на первых порах заменять администратора и программиста системы)

Адрес проекта IT2B, на котором опубликован материал документа: it2b.h1.ru

Определяет стратегию в рамках своей компетенции:

Разработка технической составляющей инфраструктуры компании и долгосрочной политики в этом направлении.
Оперативные предложения по развитию и усовершенствованию действующей информационной системы.
Участвует в разработке общей политики обработки информации.
Текущий контроль соблюдения порядка работы и стандартов в области ИТ.
Изучение и анализ тенденций и изменений во внешнем окружении, создание и развитие соответствующей базы данных, обслуживание компании по этим вопросам.
Отслеживание новых технологий, способных повлиять на бизнес компании. Предложение и проработка идей, включая нестандартные, по расширению спектра услуг/продукции, предлагаемых компанией.
Участие в проекте внедрения:

Управление полным циклом в процессе разработки и внедрения ИС.
Управление технологиями, используемыми при ведении бизнеса и входящими в состав продукта, предлагаемого клиенту.
Участие к разработке плана и концепции проекта внедрения ИС. Определение операционных процессов по реализации проекта и работе пользователей. Детальное изучение всех аспектов и вынесение заключения по срокам выполнения и корректности написания ТЗ.
Производит сетевое планирование работ по внедрению и загрузке ресурсов;
Решение технических проблем, возникающих при реализации ТЗ.
Определение средств и методик разработки.
Контроль за качеством результата проекта внедрения на каждом этапе с точки зрения технологий с учетом требуемой функциональности.
Руководит установкой и настройкой и модернизацией программного и аппаратного обеспечения.
Финансовое планирование и ответственность:

Участие в подготовке бюджета по аппаратному и программному ИТ. Оценивает издержки, связанные с нововведениями и развитием и согласовывает их с финансовым департаментом. Несет ответственность за бюджет проекта по аппаратной и программной составляющей в своей зоне компетенции.
Выбирает поставщика решения, организует и проводит тендеры между поставщиками IT-продукции и услуг.
Организация

Ведение контрактов на приобретение компьютерного оборудования, программного обеспечения и связанными с ними услуг.
Определение потребностей в специалистах, определение требований к ним.
Руководство техническими специалистами группы внедрения (собственными и наемными) (постановка задачи и контроль).
Определение критериев эффективности работы сотрудников и консультантов.
Контроль эффективности работы сотрудников группы внедрения в рамках своей компетенции.
Составление отчетов о проделанной работе и эффективности.
Качество и совместимость:

Отвечает за соответствие разработки бизнес приложений и прикладных программы поставленной задаче, а также за качество документации к ним.
Участвует в разработке архитектуры ИС в общем, проводит дизайн сети.
Определяет и планирует вопросы качества, связанные с совместимостью и технологической эффективностью (с точки зрения программного и аппаратного обеспечения). Планирует это качество, выставляет требования, консультирует по этому вопросу и оперативно вмешивается в работу при нарушении принципов совместимости и технологической эффективности.
Оптимизирует программное и аппаратное обеспечение по функциональности и стоимости использования и развития.
Координирует внедрение информационной системы или усовершенствований, проводя детальный анализ качества изменений.
Предлагает структуру данных и технологию использования и хранения нормативной, справочной или архивной информации.

Безопасность:

Управление системой технической безопасности в общем.
Обеспечивает безопасность данных, готовит соответствующую техническую документацию и обоснование.


Обучение:


Отвечает за проведение обучающих тренингов в компании по работе с новыми программами и оборудованием, информирование о новых возможностях системы.
Отвечает подготовку и аттестацию технического персонала.

[Елена Сысовская]

Обязанности администратора серверного обеспечения

Адрес проекта IT2B, на котором опубликован материал документа: it2b.h1.ru

Проектирует системное и сетевое компьютерное обеспечение и производит его приобретение, установку, настройку, модернизацию и поддержку, производит планирование этих работ и отвечает за их качество.
Прорабатывает и предлагает на рассмотрение группы вопросы, связанные с технологией работ по проекту и их наполнением в зоне своей ответственности.
Осуществляет оценку затрат на покупку и установку оборудования, системного и серверного ПО, а так же связанные со своей областью ответственности внутренние и внешние контакты.
Регламентирует и документирует методику, технологию работы с сетевым, системным и серверным обеспечением, составляет документацию для пользователей.
Оказывает техническую поддержку пользователям и производит их обучение.
Отслеживает информацию по развитию технологий и идей в области своей ответственности, способных повысить эффективность бизнеса и предлагает их на рассмотрение группы.

[Елена Сысовская]

Обязанности администратора и программиста Аксапта

Адрес проекта IT2B, на котором опубликован материал документа: it2b.h1.ru

Участвует в моделировании ИС и БП в качестве специалиста по функциональности прикладных программных средств. Участвует в его приобретении, установке, настройке, модернизации и поддержке, производит планирование, обоснование и документирование этих работ и отвечает за их качество.
Прорабатывает и предлагает к выполнению вопросы, связанные с технологией работ по проекту и их наполнением в зоне своей ответственности.
Осуществляет оценку затрат на покупку, установку, модернизацию ПО, а так же связанные со своей областью ответственности внутренние и внешние контакты.
Регламентирует и документирует методику, технологию работы с программным обеспечением, составляет документацию для пользователей.
Оказывает поддержку пользователям и производит их обучение.
Отслеживает информацию по развитию технологий и идей в области своей ответственности, способных повысить эффективность бизнеса и предлагает их на рассмотрение группы.