Дополнительный почтовый ящик

[-O_o-]

Есть.
Почитайте про мейл роутер для CRM.
Я бы сделал так.
В CRM создал очередь "договоры" с нужным имейлом.
В роутере указал бы эту очередь (входящие\исходящие).
В итоге, мы получим ящик, с которого можно отправлять и на который можно принимать письма не запуская аутлук.
Юзеру коннектим аутлук под его учеткой - получаем отправку и прием писем на его ящик средствами аутлук,
И подключаем почтовую учетку "договоры" - тут просто просматриваем входящую почту. Но лучше это отслеживать в самом CRM.

Ну как-то так. )