Как начально сальдо по счетам заводится?

[mazzy]

Эх, понедельник то как быстро прошел...
Поскольку, видимо, уже не успею дать развернутый ответ, то попробую кратко.

Итак, остатки можно рассматривать на нескольких уровнях:

0. данные финансовых отчетов. Например,
=== форма 1, форма 2
=== публичная международная отчетность

1. сальдо по финансовым счетам. Например,
=== сальдо по 50 счету
=== сальдо по 62 счету
=== и т.п.

2. остатки по агрегированным показателям. Например,
=== сальдо по каждому дебитору, кредитору
=== равернутое сальдо по каждому ОС
=== остатки на складе в разрезе номенклатуры
=== и т.п.

3. остатки по первичным документам. Например,
=== остатки наличности в каждом кассовом аппарате
=== неоплаченные СФ по каждому дебитору, кредитору
=== незакрытые платежи по каждому дебитору, кредитору
=== остатки на складе по каждой номенклатуре в разрезе партий, ГТД, серий и т.п.
=== остатки по каждой ценной бумаге
=== и т.п.

4. кто и когда ввел данные
5. в какой программе были введены данные
6. на каком сервере были введены данные
7. Были ли данные реплицированы
Есть и другие уровни.

Система в своем нормальном режиме, как правило, работает на самом детальном уровне. Когда речь идет об остатках, то бухгалтеры, как правило, подразумевают уровни 1-3. Когда обсуждаются остатки с программистами, то, как правило, подразумеваются уровни больше 3го.

Назначение системы - агрегировать (как правило, суммировать) данные по заданным правилам. Это делается для того, чтобы уменьшить сложность анализа, увеличить возможность понимания. Например, понять как работать с 5-7 группами клиентов легче, чем понять как работать с 5000 клиентов.

Возвращаемся к вопросу:
Когда система начинает работать, то в нее надо ввести остатки.
Понятно, что если мы введем остатки на самом детальном уровне, то система даже не заметит, что раньше в ней ничего не было. Беда в том, что для этого придется затратить очень много сил и времени человеку. Т.е. надо находить компромисс между временем подготовки, ввода остатков и между гладкостью работы. В каждом конкретном случае надо анализировать много параметров: потребности в данных, качество существующих данных, количество ресурсов, которые можно выделить для ввода остатков.

Всего существует два способа ввода остатков:
а) ввод сальдо
б) ввод первичных документов
Все остальные варианты являются комбинацией этих способов

Вот, например, как я обычно предлагаю вводить остатки в Аксапте, исходя из общих соображений. Повторюсь, что на самом деле все может быть и не так - надо анализировать ситуацию.
= ОС, НМА - ввод всей истории. Особенно если есть учет в корпоративной валюте
= ТМЦ - ввод остатков с помощью складского журнала, аналитика обсуждается.
= денежные средства - ввод остатков по каждой кассе, по каждому РС
= дебиторы/кредиторы - ввод неоплаченных СФ и незакрытых авансовых платежей. Внимание! необходиму продумать совместно с вводом остатков ТМЦ и денежных средств
= нераспределенная прибыль убыток - ввод остатков по финансовым счетам

у меня еще нет общих рекомендаций по вводу остатков:
= 08
= зарплата/подотчетники/ссуды
= кредиты
= ценные бумаги
= уставный капитал
= 78, 79 счет
= целевые средства
= расходы/доходы будущих периодов
и т.п.
Это значит, что любой способ может подойти. Все зависит от задач автоматизации, законодательства и возможностей пользователей.

Надо понимать, что существуют ограничения на выбор.
= С одной стороны, есть естетственное желание получать максимально подробную информацию;
= С другой стороны, есть законодательство, которое предписывает некоторые аналитические разрезы. Например, ГТД;
= С третьей стороны, есть ограниченные ресурсы. Например, количество сотрудников в фирме;
= С четвертой стороны, есть общее соображение, что лучше иметь пять 100% проверяемых параметров, чем 100 параметров, которым мы доверяем на 5%.


Теперь возвращаемся к исходному вопросу.
dmit2604, сществует два способа ввода остатков - ввод свернутых остатков, ввод истории.
Если вопрос был про ввод остатков по счетам главной книги, то необходимо ввести проводки в обычном журнале с "левым" счетом в прошлом году и выполнить периодическую операцию "перенос начальных сальдо".


Мдя, получилось не очень кратко. А все равно не удалось сказать, то что нужно.
Пока хватит